Die ersten Schritte, um die richtigen MitarbeiterInnen zu finden

Geeignete Fachkräfte zu finden, egal in welcher Branche, ist eine wichtige Aufgabe von Führungskräften. Diese Aufgabe bedarf einer strukturierten Vorbereitung. Dazu können Sie sich z.B. an der „Customer Journey“ orientieren oder diese in „Recruiting Journey“ umbenennen. Gehen Sie diese Reise der BewerberInnen von A bis Z durch, analysieren und betrachten Sie jeden Touchpoint, bei dem potenzielle KandidatInnen mit Ihrem Unternehmen in Berührung kommen. Denn im aktuellen Wettbewerb um die besten MitarbeiterInnen sind manche Punkte wichtiger als man denkt. Bedenken Sie bei der Mitarbeitersuche auch, dass es die „eierlegende Wollmilchsau“ leider nicht gibt und gestalten Sie Ihre Mitarbeitersuche realitätsnah. Jeder Ihrer MitarbeiterInnen hat Stärken und Schwächen, genauso wie die BewerberInnen, die sich auf Stellenanzeigen melden. Sie suchen neue MitarbeiterInnen, da Sie so viel Arbeit haben, dass sie von der aktuellen Belegschaft nicht mehr bewältigt werden kann. Analysieren Sie zunächst, ob die Produktivität der Belegschaft dadurch erhöht werden kann, dass Sie Leerlauf verringern oder unwichtige Aufgaben outsourcen. Sobald Sie diese „Hausaufgaben“ erledigt haben, kann es mit der Mitarbeitersuche losgehen.

1) Regeln

Bevor Sie mit dem Bewerbungsprozess starten, sollten Sie Regeln festlegen. Dazu gehört z.B. die Frage, über welchen Kanal sich BewerberInnen bewerben sollen. Welche Unterlagen erwarten Sie von den BewerberInnen? Sollen diese sich womöglich sogar per Video bewerben? Stellen Sie ein Onlineformular zur Verfügung, oder reicht Ihnen eine Bewerbung per E-Mail? Falls Sie „online“ vorgeben, überlegen Sie, welche Unterlagen Sie im ersten Schritt anfordern. Bei einer Bewerbung per E-Mail haben die BewerberInnen sehr viele Möglichkeiten. Manche schicken womöglich große Datenmengen, da sie jede (nicht so wichtige) Schulungsurkunde beifügen. Bewerbungen per Post sind heute gar nicht mehr so gefragt. Manche BewerberInnen rufen vorab an, um Interesse an der Stelle zu bekunden – hier sollte klar geregelt sein, wie solche Anrufe zu behandeln sind. Wer darf diese Telefonate führen, was darf gesagt werden. Vermerken Sie eine Notiz in den Unterlagen, wenn sich ein BewerberIn vorab telefonisch gemeldet hat. Legen Sie fest, wie die Bewerbungsschreiben beantwortet werden sollen. In welchem Zeitraum wird den BewerberInnen geantwortet? Erhalten sie eine Eingangsbestätigung? Welche Informationen schicken Sie den BewerberInnen? Wäre ich ein Bewerber, würde ich mir eine schnelle Reaktion wünschen – insbesondere, wenn das Unternehmen für sich werben möchte. Eine gute Kommunikation seitens des Unternehmens ist für die BewerberInnen positiv, da sie sich ehrlich und respektvoll behandelt fühlen. Dauern Antworten länger als vier Wochen, muss man leider sagen, dass ein Unternehmen seine Prozesse nicht im Griff hat. Lange Wartezeiten sind für BewerberInnen unbefriedigend. Auch sollte es ein angemessenes und wertschätzendes Verhalten beim Vorstellungsgespräch geben. Es versteht sich von selbst, dass Störungen wie Telefonate oder „dringende“ kurze Gespräche ein No-Go sind. Meine schlimmste Erfahrung als Bewerber war bei einem mittelständischen Unternehmen. Der Empfang war schon dürftig, ich saß im Büro des Chefs und von allen Seiten öffneten sich Türen, Fragen wurden gestellt, das Telefon klingelte… An ein ruhiges Gespräch war nicht zu denken und war meinem Gegenüber wahrscheinlich auch nicht wichtig. Dieses Gespräch habe ich immer noch als Negativbeispiel im Kopf. BewerberInnen haben Respekt verdient. Gerade Sie als Arbeitsgeber, der Fachkräfte sucht, möchten die BewerberInnen schließlich davon überzeugen, dass Sie ein attraktiver Arbeitgeber sind.

2) Stellenbeschreibung

Bevor Sie sich auf Mitarbeitersuche begeben, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wonach Sie suchen. Sie möchten eine Stelle besetzen, aber dazu sollte der neue MitarbeiterIn auch entsprechende Qualifikationen mitbringen. Konzentrieren wir uns zunächst auf die zu besetzende Position, und im nächsten Punkt gehen wir dann darauf ein, was neue MitarbeiterInnen mitbringen sollten. Die Stellenbeschreibung sollte natürlich die genaue Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle beinhalten. Zudem sollte die Stelle in Ihre Organisationsstruktur eingeordnet sein – daraus geht z.B. hervor, wer wem gegenüber weisungsbefugt ist. Wichtig ist natürlich auch die Beschreibung der Ziele und Aufgaben, ggfs. sogar mit erläuterten Rechten und Pflichten. Es sollte aufgezeigt werden, mit wem ein MitarbeiterIn zusammenarbeitet und wie die Vertretungsregelung ist. Auch ein Anforderungsprofil sollte Teil der Stellenbeschreibung sein (s. Punkt 3). Sobald Sie eine Stellenbeschreibung fertiggestellt haben, können Sie diese für Stellenausschreibungen, Personalauswahl, Einarbeitungsprozesse und Personalentwicklung nutzen. Sobald sich an einer Position etwas ändert, ist es leicht, die Beschreibung anzupassen. Die Stellenbeschreibung ist optimalerweise ein Teil der Stellenanzeige und des Arbeitsvertrags. Sie enthält relevante Informationen zur vakanten Position. Mit einer Stellenbeschreibung wird klar geregelt, welche Aufgaben ein MitarbeiterIn auf dieser Position auszuüben hat.

3) Anforderungsprofile

Das Anforderungsprofil ist Teil der Stellenbeschreibung. Wie der Name schon sagt, zeigt es die Anforderungen an BewerberInnen auf: welche Eigenschaften und Fähigkeiten sollten BewerberInnen mitbringen. Die Anforderungen sind in fachliche Anforderungen wie Ausbildung, Studium, Weiterbildung, Berufserfahrung oder auch IT- und Sprachkenntnisse einzuteilen. Hinzu kommen Basiskompetenzen sowie die Methoden-, Führungs-, soziale und persönliche Kompetenzen. Aufbauend auf Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung ergeben sich weitere Schritte wie Erstellung einer passenden Stellenanzeige oder später auch das Vorstellungsgespräch. So sollte ein möglichst passender BewerberIn herauskommen. Nicht zu vergessen: neue MitarbeiterInnen sollten nicht nur zur Stelle, sondern auch grundsätzlich zum Unternehmen passen. Sobald Sie das Anforderungsprofil erarbeitet haben, geht es mit der Erstellung der Stellenanzeige weiter. Das erfahren Sie demnächst.